Excesso de itens sobre a mesa pode atrapalhar produtividade

Passar horas procurando uma anotação sobre a mesa de trabalho ou perdendo minutos valiosos nas redes sociais após uma olhadinha costumeira na tela do celular. Quem nunca? Se você já passou por alguma dessas situações, talvez seja a hora de repensar a organização da mesa de trabalho. Segundo especialistas em organização, a disposição inadequada de objetos, restos de embalagem e excesso de itens, incluindo lembranças de família, têm impacto direto na produtividade.

“Primeiro, é preciso entender que o conceito de mesa de trabalho é amplo. Poderia definir como qualquer superfície plana que sirva de apoio às atividades a serem realizadas como parte do trabalho de um profissional, como uma bancada para o cozinheiro, ou um balcão para o atendente”, esclarece a coach e especialista em organização pessoal Luciana Farias.

A personal organizer Renata Muniz compartilha a opinião e acrescenta que esses espaços precisam ser pensados estrategicamente de modo a não permitir distrações. “É preciso evitar ao máximo informações que não irão contribuir com  trabalho”, ensina.

Para ajudar quem deseja salvar a semana e terminar a sexta-feira com tudo em ordem, o Metrópoles separou seis dicas de organização. Quem sabe não é o que está faltando para a próxima semana ser mais produtiva?

Confira:

Tenha uma mesa adequada

A simples existência (ou não) de uma mesa própria  influencia –  e muito! – no desempenho de alguns profissionais.  “É um espaço facilitador.  Em alguns casos, indispensável”,  aponta Luciana. O mobiliário também precisa ter características compatíveis com a atividade que será desenvolvida. “Um profissional trabalha melhor usando uma mesa que apresente largura e profundidade adequadas ao que será feito, além de material que proporcione certo conforto”, comenta.

Segundo Luciana, a posição da mesa de trabalho também pode interferir bastante na relação do profissional com outras pessoas ou instrumentos de trabalho. “Para alguém que trabalha com atendimento ao público, por exemplo, ficar de costas para a porta pode atrapalhar o desempenho do trabalho”.  

Objetos de uso sempre à mão

As especialistas também aconselham deixar objetos de uso frequente sempre à mão. “Sobre a mesa, deixe apenas o que se usa o tempo todo. Objetos de sazonal coloque em prateleiras, estantes ou fichários. Também vale agrupar itens semelhantes: pastas, livros, papéis , material de papelaria…”, sugere a personal Renata. 

Lixo sobre a mesa

Personal e coach explicam que, além de atrapalhar o desempenho, manter embalagens, copos de café e restos de comida sobre a mesa causam má impressão e podem atrair insetos. Ninguém quer ser conhecido por ter causado uma infestação de baratas no escritório.

Celular sobre a mesa

Embora as redes sociais sejam ferramentas de trabalho para muita gente, é preciso dosar nossa exposição a elas. Por isso, o ideal é não deixar o celular muito próximo e tirar os alertas de notificação. Isso porque entre uma olhadinha e outra para realizar alguma atividade, é comum perder minutos valiosos e nem perceber. Luciana sugere pensar em um horário específico para verificar as próprias redes sociais, escrever  posts ou responder mensagens pessoais. 

Organize o espaço e elimine excessos

A personal organizer Renata Muniz sugere eliminar documentos sem uso e distrações desnecessárias sobre a mesa – incluindo lembranças de família, embora seja comum trazer objetos pessoais, como plantas ou retratos, para deixar o ambiente mais agradável e “pessoal”. O excesso também pode ser ruim, dando o aspecto de bagunça.

“Limpe e organize a superfície de trabalho e as gavetas. Diminua as distrações. Muitos objetos, livros e papéis acabam tirando o foco e  nos desestimulando, gerando  ansiedade e frustração desnecessárias.”

Descarte objetos e documentos

Ambas as profissionais sugerem fazer um descarte de objetos e papéis que não são mais utilizados. A regra é: se você não usou pelo período de um ano, provavelmente não vai precisar disso no dia a dia. Sendo assim, deixe perto de você e em cima da mesa somente o essencial. “Se possível, adote uma ferramenta de Gestão de Documentos. Existe uma tabela de temporalidade para cada um. Consulte-a”, aconselha Renata. 

Reservar tempo para a manutenção desses espaços também deve estar entre as atividades a serem desempenhadas no dia.   Assim, ao concluir o trabalho, a reorganização dos instrumentos será mais prática.  E, no dia seguinte, mais proveitoso.