Caesb economiza cerca de 3 milhões de folhas de papel em 1 ano
Mudança no sistema, conhecido como GDOC, possibilitou a digitalização dos processos e deu mais eficiência para a companhia
atualizado
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Como resultado de uma série de investimentos em novas tecnologias, na intenção de reduzir custos, garantir o controle dos processos e expandir a eficiência dos serviços prestados, a Companhia de Saneamento Ambiental do Distrito Federal (Caesb) obteve, em um ano, uma marca importante para se comemorar.
Com a implantação do Sistema de Gestão Documental, o GDOC, em março do ano passado, houve uma considerável economia de papel impresso, acarretando em uma redução de custos para a companhia. Foram 3 milhões de folhas A4 economizadas.
“Considerando que uma árvore produz 7.550 folhas de papel A4 e que, para produzir cada folha, são necessários cerca de 10 litros de água, a Companhia preservou quase 400 árvores e aproximadamente 30 milhões de litros de água”, contou a chefe da Tecnologia da Informação da Caesb, Márcia Duarte.
Além da economia, segundo a companhia, o sistema também foi fundamental para os trabalhadores da empresa em meio à pandemia do novo coronavírus.
Agilidade
Durante o período com a utilização do GDOC, cerca de 30 mil processos foram criados e quase 5 mil processos físicos migrados para a nova ferramenta. O software possibilita a comunicação entre os setores, sem a necessidade de transporte de documentos físicos.
Atualmente, o sistema possui todas as funcionalidades existentes no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), utilizado por diversos órgãos públicos do Distrito Federal.
De acordo com o gerente de Apoio Administrativo da Companhia, Ulisses Dimas, a utilização da ferramenta reflete na transparência da tramitação dos documentos internos. “O GDOC permite que qualquer usuário tenha acesso aos dados e processos da Companhia, sem a necessidade de tramitação, ressalvados os restritos, conforme determinam as normais legais”, ressalta.
“Com a implantação do Sistema, a Companhia economiza no uso de papel, materiais de escritório e reduz a logística do transporte de documentos e processos, garantindo mais eficiência e agilidade”, complementa Ulisses.
O gerente de Desenvolvimento da Caesb, César Augusto Fonseca, exalta o sistema. “Neste período, a Companhia teve seus processos alterados em virtude da pandemia de covid. O GDOC foi uma das principais ferramentas utilizadas pela Caesb durante o teletrabalho. O uso está sendo primordial para que as atividades da Companhia não sofram impacto”, conta.
Já para a superintendente de Regulação, Aline Batista, os atributos são incontestáveis. “O acesso imediato aos processos e documentos para consulta, tramitação e solicitação de informações eliminou a necessidade de tramitação física, promoveu a desburocratização e trouxe rapidez para a solução de problemas, proporcionando maior integração das áreas da Companhia, com a possibilidade de diversas equipes instruírem simultaneamente um mesmo processo, o que se traduz em sinergia, conectividade e visão sistêmica”, elogia.
Petição on-line
Para esse ano, a Caesb trabalha para o lançamento de Peticionamento via web, onde os clientes e fornecedores poderão protocolar diversas solicitações e documentos, diretamente no site. O analista idealizador do projeto, Sandro Siqueira, explica que o sistema está preparado para auxiliar nos processos externos de comunicação com outros órgãos.
“É totalmente compatível e integrado ao Barramento (Conecta-GOV), aplicação que permite a comunicação entre sistemas de gestão documental dos diversos órgãos, incluindo o SEI ou qualquer outro sistema que atenda aos requisitos exigidos”, resume.
