Conheci Iwata, no Japão, em 2017. Fomos até a cidade, na província de Shizuoka, para cobrir uma pauta em uma instituição financeira que buscava parcerias com o Brasil. Nos acolheram com um roteiro, minuto a minuto, daquela agenda.

Cada jornalista sabia previamente quando falaria, o momento certo de questionar, com auxílio de intérprete, e o horário reservado para registros fotográficos. Todos tiveram a oportunidade de interação e conseguiram os dados necessários para as matérias, com serenidade.

Descobri com membros da embaixada que aquela era uma demonstração de respeito aos convidados. Nós, correspondentes, nos sentimos confortáveis, com previsibilidade e transparência. Kaizen — aprendemos ali — é uma filosofia japonesa de melhoria contínua no ambiente corporativo.

Estimula aprimoramentos no dia a dia, que refletem em resultados e impactam positivamente na percepção das marcas. Passados mais de sete anos, ainda lembro daquela cobertura, porque entendi a importância de adotar protocolos e processos em comunicação.

Hoje, ao auxiliar empresas que querem se posicionar com assertividade perante os stakeholders, busco ser o menos burocrática possível.

Não é mera simplicidade, mas técnica. Somos facilitadores.

Uso o cronograma dos colegas de Iwata como exemplo, porque acredito no poder desse alinhamento de expectativas entre organizações, veículos de comunicação e times que respaldam os gestores – seja no relacionamento com jornalistas, no marketing ou em aproximações institucionais.

Com base nessa e em outras experiências, separei sete dicas que podem ser adotadas por quem quer melhorar a conexão com a imprensa, mitigar riscos de imagem e potencializar informações estratégicas para o negócio:

Adote protocolos, fluxos e rotinas

O porta-voz é quem fala em nome da empresa, e seu posicionamento deve estar alinhado com a diretoria. Muitas vezes, na ânsia de responder com celeridade, acaba-se gerando uma crise.

Cabe reforçar que a assessoria de imprensa é quem faz a intermediação do contato com os jornalistas e, por isso, é importante evitar conversas informais no WhatsApp. Não fale o que você não quer ver publicado.

Cuide da sua imagem

Lembre-se de que, para além de uma informação relevante, a imagem do emissor precisa ser cuidada.

Invista em um dress code adequado e adote cenários coerentes para conceder entrevistas. Se for por videoconferência, cuide do seu enquadramento, teste o áudio, a iluminação e o sinal de internet com antecedência.

Entenda os critérios de noticiabilidade

Antes de sugerir uma pauta, verifique se o assunto atende alguns critérios de noticiabilidade. O tema é uma novidade? Tem relevância? Impacta na sociedade ou é algo que vai gerar curiosidade? As respostas são guias nessa avaliação.

Conheça os formatos

Uma boa comunicação depende do entendimento dos formatos de mídia. Nem sempre o assunto que se pretende divulgar rende uma matéria de TV.

A opinião, por exemplo, pode ser melhor aproveitada em um artigo. Uma informação curta e relevante pode render em uma coluna. Já informações de utilidade pública devem repercutir em portais e redes sociais.

Conhecer as possibilidades ajuda a encurtar caminhos.

Evite o que não funciona

Ao conceder uma entrevista, é importante ter em mente o que não pode ser dito sob hipótese alguma.

Selecione os dos e dont’s, para não errar. E em pautas delicadas, evite emitir opiniões ou comentários pessoais. Acidentes, crises e processos judiciais são exemplos de temas sensíveis.

Seja objetivo

Em comunicação, menos é mais. Seja direto, claro e evite termos técnicos.

Mantenha uma relação profissional e respeitosa com jornalistas

Nunca ligue diretamente para sugerir pautas ou reclamar de matérias, muito menos seja grosseiro ou demonstre irritação.

A assessoria de imprensa é o ponto de contato oficial para esse tipo de abordagem. Respeito e cordialidade nutrem relações de confiança.

Gabriela Alcantara Braz é gerente de comunicação corporativa da Critério.