Já desejou fazer tudo o que precisava do trabalho, com eficiência, em menos tempo? Acha que as 40 horas semanais são poucas para a quantidade de tarefas? Se respondeu sim a ambas as perguntas, saiba que a coluna Claudia Meireles compartilhará táticas preciosas de como otimizar o dia no escritório ou em home office. O objetivo é deixar de perder tempo, melhorar a concentração e aumentar a produtividade ao longo do expediente. Aproveite o domingo para organizar a mente e colocar as táticas em prática a partir desta segunda-feira (17/8).

Como recompensa, conseguirá ficar mais tempo com as crianças, planejar o roteiro da próxima viagem a dois e quem sabe expandir os conhecimentos em uma nova atividade. O mapa da mina só foi descoberto após a união de três amigos, Will Declair, Bao Dihn e Jerome Dumont. Eles entrevistaram 300 empresários consagrados do mundo, incluindo os fundadores dos aplicativos do Spotify e do Zoom.

O trio questionou os executivos a respeito de como usar cada segundo do dia e ainda sobrar tempo para si mesmo. Dentre as respostas, eles elencaram as técnicas mais importantes em uma reportagem publicada pelo Daily Mail. Segundo os investigadores, as mudanças são minúsculas e podem não parecer significativas no início. No entanto, o efeito bola de neve das pequenas melhorias farão bastante diferença ao longo do dia de labuta. Tome nota!

Diga não!

A dica mais valiosa dada pelos empresários foi recusar pelo menos 20% das reuniões. De acordo com o trio de pesquisadores, se não conseguir negar participar dos encontros presenciais ou virtuais algumas vezes, não conseguirá administrar o tempo adequadamente. “Explique com educação que não contribuirá o quanto gostaria com a mesa, mas gostaria de receber as atas”, sugeriram.

Se estiver no posto de anfitrião, coloque em ação o exemplo do fundador da Amazon, Jeff Bezos. O homem mais rico do planeta opera a regra das duas pizzas, quer dizer, se a reunião requer mais de dois quitutes italianos para alimentar o grupo, há muitos participantes. Em outras palavras, mantenha o tamanho máximo de quatro a seis colaboradores no encontro.

Evite multitarefas

Alternar entre as atividades traz a sensação de produtividade. Porém, não passa de uma mera ilusão. Executar multitarefas é considerado um verdadeiro inimigo de terminar uma obrigação. O princípio foi batizado com o sobrenome Lei de Carlson em homenagem ao pesquisador sueco Sune Carlson. Em 1950, ele criou a teoria de que leva menos tempo e energia para dar check em um dever do que interromper e começar outro.

Revezar entre as atividades gera a redução da capacidade intelectual, de acordo com o professor e psicólogo Glenn Wilson. O especialista conduziu um estudo que confirmou o risco dos indivíduos perderem o equivalente a 10 pontos de QI quando são interrompidos durante a solução de um problema. “As pessoas mais produtivas se concentram 100% no que estão fazendo em determinado momento”, orientam os três amigos.

“Efeito Zeigarnik”

O nome do fenômeno é desconhecido, mas faz parte da rotina de inúmeros trabalhadores. Intitulado com o sobrenome da psicóloga russa Bluma Zeigarnik, o episódio nada mais é que: “Uma tarefa inacabada ocupa mais espaço em seu cérebro do que uma concluída”. A explicação do efeito ocorre pelo fato da mente ficar confusa com a quantidade de afazeres. A cada dia, a lista de deveres cresce, o que impede a total concentração.

A melhor solução é anotar as atividades em andamento. Ao aceitar executar algo, escreva no bloco de notas do celular, post-its ou caderno, o mesmo vale para boas ideias. Há quem tenha criado um grupo com si próprio no WhatsApp para não esquecer os apontamentos. Registrar as obrigações aumenta em 40% a probabilidade de conclusão, conforme mostrou um estudo.

“Regra dos dois minutos”

Autor do livro A arte de fazer acontecer, David Allen tem um carta poderosa na manga. O instrutor de produtividade chama a tática de regra dos dois minutos. “Se uma tarefa da sua relação de atividades demorar menos de 2 minutos para ser concluída, faça-a”, indicou Allen na publicação. De acordo com o escritor, ao exercitar o hábito, os praticantes economizarão tempo caso fossem reler a obrigação ou tentar inseri-la em algum espaço da programação.

Trabalhe ao som do mar

Um estudo da Universidade de Chicago comprovou que uma leve distração auditiva beneficia o processo criativo. A ideia é optar por toques agradáveis e projetados para melhorar o foco e a produtividade. Os sons da chuva, dos pássaros ou das ondas são as melodias mais aconselhadas ao momento. Aos usuários do Spotify, dê o play na playlist relax abaixo.

Pare de responder ao telefone para todos

Durante as entrevistas, os executivos disseram que não atendem ao telefone quando não reconhecem quem liga. Para o trio de pesquisadores, o hábito faz sentido, pois as pessoas telefonam, na maioria das vezes, por tratarem um assunto conveniente a elas. Os empresários sugeriram deixar uma mensagem de voz na discagem requisitando os indivíduos a enviarem o recado por WhatsApp.

Não trabalhe quando não precisa

Tente não ler e-mails relacionados ao trabalho fora do horário comercial. Quando decide avaliar a caixa de entrada do correio eletrônico corporativo em pleno domingo, e não aplica o esforço no que precisa ser realizado imediatamente, alimenta o pensamento com tarefas mentais inacabadas. Deixe para ver as mensagens na segunda-feira quando começar mais uma semana de labuta.

Método da caixa zero

Considerado um método clássico e fundamental no estímulo da produtividade, mantenha sua caixa de entrada de e-mails vazia a fim de acalmar a mente. As personalidades entrevistadas aconselharam também a consultar o correio eletrônico corporativo somente três vezes ao dia. Em vez de espionar a cada 15 minutos, estipule horários, por exemplo, às 10h, 14h e 18h. “Pense nisso como uma lavanderia: você não lava roupas individualmente, no caso, espera até o suficiente para uma carga completa”, destacaram o trio de amigos.

Regra de três

No livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, Stephen Covey explica como os trabalhadores deveriam estruturar a rotina profissional. De acordo com o autor, as pessoas precisam elencar as atividades mais complexas, seguidas das prioridades secundárias e, por último, as tarefas básicas. Conhecido como regra de três, o método tem como adeptos executivos conceituados. Ao começar o expediente, os empresários se concentram em identificar as obrigações mais importantes e buscam concluí-las no mesmo dia.

Relax sem culpa

Na avaliação de algumas pessoas, parar o trabalho ou sentir preguiça é algo banal. Ledo engano. O intervalo serve como um incentivo à criatividade e eficiência, por isso, não sinta-se culpado por pausar uma tarefa. “Um dos empresários nos disse fazer uma distinção entre tarefas cerebrais que exigem foco profundo (realizadas no início do dia). As que não exigem, ele deixa para depois. Se estiver realmente exausto, ative um hábito dos pilotos ou tire um cochilo”, recomendam os três pesquisadores.

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